מדיניות קביעת תורים: הודעה מראש, רזולוציית היומן וטווח

"מדיניות קביעת תורים" היא המספרים שמאחורי לוח התורים: כל כמה זמן מוצע תור, כמה מראש צריך לקבוע, עד כמה ימים קדימה, ועד מתי אפשר לבטל.

ביטול עד

כמה זמן לפני התור לקוח עוד יכול לבטל או להזיז אותו מהאתר. אחרי הנקודה הזאת הכפתורים נעלמים לו והוא צריך לפנות אליכם. ברירת המחדל היא בלי הגבלה — עד תחילת התור. המספר מופיע בעמוד העסק לפני הקביעה ועל כרטיס התור של הלקוח, כי זה תנאי של ההזמנה ולא הפתעה.

הקדמה תמיד מותרת: החלון מגביל רק את השעה שעוזבים, לא את זו שמגיעים אליה. אתם עצמכם יכולים להזיז ולבטל גם בתוך החלון — ההגבלה היא על הלקוח.

רזולוציה, הזמנה מראש וטווח

רזולוציית היומן קובעת כל כמה דקות מוצעת ללקוח שעת התחלה — רבע שעה, חצי שעה. היא לא זמן מנוחה בין תורים: את זה קובעים לכל שירות בנפרד, בשדה "זמן תפוס" בקטלוג השירותים. הזמנה מראש קובעת כמה זמן לפני השעה עוד אפשר לקבוע אותה, כדי שלא ייקבע תור לעוד רגע. טווח הזמנות קובע עד כמה ימים קדימה הלוח פתוח.

באינטרנט או בטלפון

שני מתגים נוספים אומרים אם הלוח פתוח ללקוחות בכלל. "קביעת תורים באתר" כבוי — העסק קובע תורים בטלפון בלבד: העמוד עדיין מציג את השירותים, את השעות ואת הצוות, אבל לא שעות פנויות, ובמקומן מופיע מספר הטלפון של העסק. גם רשימת ההמתנה והעוזר לא קובעים אצל עסק כזה. "ביטול ושינוי באתר" כבוי — הלקוח רואה את התור שלו ויכול לאשר הגעה, אבל מבטל ומזיז רק בטלפון.

שני המתגים חלים על לקוחות בלבד. היומן שלכם, המפתח ל‑API וכל מה שאתם עושים מהניהול ממשיכים לעבוד כרגיל. מספר הטלפון שמופיע ללקוחות נקבע במסך "פרופיל העסק".

עוד מתגים

• לאפשר ללקוחות לבחור מי נותן את השירות — הדף מציג את שמות הצוות, והלקוח יכול לבקש אחד מהם ולראות רק את השעות שהוא יכול לקבל. כבוי — השמות לא יוצאים מהניהול, וכל תור הולך למי שפנוי.
• כמה שירותים בביקור אחד — דולק מההתחלה: לקוח יכול להוסיף להזמנה עוד משירותי העסק שניתנים בשעות הפעילות, והם נקבעים ברצף; כל שירות נכנס ליומן כתור משלו. כבוי — כל הזמנה היא שירות אחד.
• הודעות מלקוחות — מוסיף לדף העסק כפתור "שליחת הודעה". כיבוי מסתיר את הכפתור; שיחות קיימות נשארות פתוחות לקריאה ואתם עדיין יכולים לענות בהן.
• ערוצי הודעות — לכבות SMS או וואטסאפ; מה שהיה יוצא בהם נשלח במייל.
• תזכורות שומרות שבת וחג וסגירה אוטומטית בחגים — מוסברים במאמר על שבת.

רשימת המתנה, דיוור ופרטי קשר

• רשימת המתנה — דולקת מההתחלה. כבויה, האפשרות להצטרף לרשימת המתנה יורדת מהדף, וגם העוזר לא רושם אליה.
• לשמור מקום שהתפנה לראשון בתור — שעה שהתפנתה נשמרת למי שמחכה הכי הרבה זמן, חצי שעה כברירת מחדל, ואחר כך עוברת לבא בתור. "לא לשמור" — מי שקובע ראשון.
• בקשת הסכמה לדיוור — מוסיפה לטופס הקביעה תיבה להצטרפות למבצעים ולברכות מהעסק. כבויה עד שמדליקים אותה, ובלעדיה אף לקוח לא נרשם לדיוור בזמן קביעה.
• פרטי קשר לפני תור ראשון — לא נקבעים בעמוד הזה: תורים קובעת אותם לכל העסקים. הלקוח מאמת בקוד חד-פעמי טלפון בעסק עם שירותים במקום, ואימייל בעסק שכל השירותים שלו אונליין — או מה שתורים קבעה לכולם: טלפון, אימייל, או את שניהם.

בקשת ביקורת אחרי הביקור

המתג "לבקש ביקורת אחרי הביקור": כמה שעות אחרי תור שהתקיים הלקוח מקבל במייל או בהתראה קישור לכתיבת ביקורת, בלי להתחבר. לא אחרי ביטול או אי־הגעה, ולכל לקוח לכל היותר פעם בחודשיים. כבוי עד שמפעילים אותו, ולא נשלח ב‑SMS או בוואטסאפ.

איפה

בניהול העסק, תחת "מתקדם", בארבעה מסכים. "מדיניות קביעת תורים": ביטול, רזולוציה, הזמנה מראש וטווח, קביעה וביטול באתר, בחירת נותן השירות, כמה שירותים בביקור אחד, רשימת המתנה, אישור הזמנות והסכמה לדיוור. "אי-הגעה וביטולים": חסימה או אישור אוטומטיים ללקוח שלא מגיע או מבטל שוב ושוב. "תקשורת עם לקוחות": הודעות מלקוחות, ערוצי ההודעות, תזכורות ששומרות שבת וחג ובקשת ביקורת. "תשלומים": הצגת הערכת הכנסות בסטטיסטיקה, רישום מה שולם על כל תור, ותזכורות אוטומטיות על יתרות פתוחות. הסגירה האוטומטית בחגים נמצאת במסך "שעות פתיחה", מתחת לשבוע. השינוי חל על תורים חדשים; תורים שכבר נקבעו נשארים כפי שהם.