היומן: אישור הגעה, הזזה, הגיע, לא הגיע, ביטול

היומן הוא מה שרואים ביום עבודה: מי מגיע, מתי, ולאיזה טיפול.

מה מוצג

ארבע תצוגות שעוברים ביניהן בכותרת היומן: "יום", לוח השעות של תאריך אחד; "שבוע", עמודה לכל יום לפי שעות; "חודש", שישה שבועות שבהם כל תאריך מראה כמה תורים יש בו — במסך רחב גם את שלושת הראשונים — ומוביל ליום שלו; ו"רשימה", התורים יום אחרי יום. בלי בחירה, מסך רחב פותח בשבוע וטלפון ברשימה; בחירה נשמרת לפעם הבאה. בטלפון הכותרת היא שורה אחת — היום, החצים עם התאריך, תפריט התצוגות והפלוס — ובתצוגות יום וחודש החלקה מהירה הצידה עוברת ליום או לחודש הבא, בכיוון הקריאה.

בלוח השעות, הלוח צובע מתי העסק פתוח ופנוי ומתי הוא סגור ולמה — מחוץ לשעות הפתיחה, סגירה, חסימה של איש צוות — ומניח כל תור על השעה שלו. בכל תור מופיעים שם הלקוח, פרטי הקשר שלו, השירות והמחיר שסוכם, התשובות לשאלות שהשירות שואל, ואם הלקוח אישר הגעה. תור מסדרה קבועה מסומן "תור קבוע". מפגש — שיעור או מפגש אישי שנקבע בלשונית "שיבוצים" — הוא קופסה אחת על הלוח: פותחים אותה ורואים מי נרשם.

תור שבוטל יוצא מהיומן, והשעה שלו פשוט פנויה. תור שהלקוח לא הגיע אליו נשאר עליו, מסומן "לא הגיע", כי השעה הוחזקה ולא נוצלה.

בעסק שמאשר הזמנות, בקשה מופיעה ביומן כ"ממתין לאישור", עם כפתורי "אישור" ו"דחייה" — הפירוט במאמר על אישור הזמנות. ליד לקוח שכבר לא הגיע בעבר כתוב כמה פעמים. ביקור של כמה שירותים מופיע ככמה תורים, כל אחד בשעה שלו, וכל אחד מסומן כחלק מהביקור. ותור לשירות שדורש טופס לחתימה, אצל לקוח שעוד לא חתם, מסומן "חסר טופס".

שינויים ביומן

הכפתור "שינויים" בכותרת היומן, במחשב, פותח רשימה של כל תור שנקבע, בוטל או הוזז — מתי, על ידי מי — הלקוח או מישהו מהצוות — ומה השתנה: מועד התור, ובהזזה גם המועד הקודם.

קביעה ידנית

לחיצה על שעה פנויה פותחת "רישום תור ידני" באותה שעה: תור שנקבע בטלפון, או לקוח שנכנס. מקלידים שם, ולקוחות שכבר ביקרו מוצעים תוך כדי הקלדה — בחירה באחד מהם מחברת את התור לרשומה שלו. תור ידני לא מוגבל לשעות העגולות שהלקוחות רואים.

אישור הגעה

לקוח שלחץ "אני מגיע" — בתזכורת, על כרטיס התור שלו או אצל העוזר — מופיע ביומן כמאשר הגעה. מי שמרים טלפון ללקוח יכול לסמן את זה גם מהיומן. הסימון לא משנה כלום בתור; הוא מה שקוראים בבוקר כדי לדעת למי להתקשר.

מצב התור

אחרי שהתור עבר אפשר לסמן אותו: הושלם, לא הגיע, או בוטל. הסימון לא שולח כלום ללקוח — חוץ מביטול, ששולח לו הודעה ומשחרר את השעה. "לא הגיע" הוא גם מה שכלל אי-הגעה סופר, אם הדלקתם אותו בלשונית "אי-הגעה וביטולים". מפגש אישי מסמנים באותה דרך.

עמוד הביקור

"לעמוד הביקור" בחלון התור פותח את הביקור כעמוד משלו, וגם רשימת הביקורים של לקוח מובילה אליו. יש בו פרטי התור, התשובות לשאלות, הכתובת בביקור בית, התשלום אם העסק רושם תשלומים, ושני סוגי טקסט. "סיכום ביקור" הוא מה שהעסק כותב על הביקור, ואפשר לסמן "להציג ללקוח" — אז הוא מופיע לו בכרטיס התור תחת "סיכום מהעסק", ביקור אחד בכל פעם. "הערות צוות" הן לצוות בלבד, אף פעם לא ללקוח; כל הערה משנה רק מי שכתב אותה, ומנהל יכול למחוק. בשניהם יש סרגל קטן להדגשה, רשימות וקישורים. גם עובדים מגיעים לעמוד הביקור, כמו ליומן שממנו נפתח.

הזזה מהצד שלכם

"העברה" מזיזה תור למועד אחר בפעולה אחת: השעה הישנה משתחררת רק אם החדשה נתפסה. אפשר גם לגרור — תור או מפגש שלם — והלוח מראה איפה הוא ינחת לפני שמאשרים; במסך מגע מתחילים בלחיצה ארוכה. מפגש שזז לוקח איתו את כל הנרשמים, והם מקבלים הודעה. אתם רשאים להזיז גם תור שכבר התחיל ולהקליד שעה מחוץ ללוח, והלקוח מקבל הודעה עם השעה הישנה והחדשה — גם לקוח שנרשם ביד בלי חשבון.

תור קבוע

כשקובעים ביד אפשר לבחור "תור קבוע" ולציין לכמה שבועות; "הפסקת התור הקבוע" מבטלת את השאר מנקודה מסוימת.

ביטול מהצד שלכם

ביטול תור משחרר את השעה מיד. אם מישהו ברשימת המתנה לשירות הזה בתאריך שהתפנה, מי שמחכה הכי הרבה זמן מקבל הודעה, והשעה נשמרת בשבילו לזמן שקבעתם ב"מדיניות קביעת תורים". ביטול מפגש מבטל אותו לכל מי שנרשם, וכולם מקבלים הודעה.

ביקורות

מה שלקוחות כתבו על העסק מופיע בלשונית "ביקורות", ואפשר להשיב לכל ביקורת — התשובה מתפרסמת מתחתיה בדף העסק, לעיני כולם. הדירוג הממוצע מופיע בדף העסק משלוש ביקורות ומעלה.