אישור הזמנות, ולקוחות שלא מגיעים או מבטלים שוב ושוב
בעמוד "מדיניות קביעת תורים" אפשר לבקש שהזמנות אונליין יגיעו אליכם כבקשה לאישור, ובעמוד "אי-הגעה וביטולים", גם הוא תחת "מתקדם", לקבוע חסימה או אישור אוטומטיים ללקוחות שקובעים ולא מגיעים, או מבטלים שוב ושוב. הכול כבוי עד שמדליקים.
הזמנות שממתינות לאישור
"אישור הזמנות" יכול להיות כבוי, לכולם, או רק ללקוחות חדשים — מי שעוד לא הגיע אליכם אף פעם. בקשה שומרת את הזמן בדיוק כמו תור רגיל, כך שאף אחד אחר לא יכול לקחת אותו בינתיים, ומופיעה ביומן כ"ממתין לאישור" עם שני כפתורים: אישור ודחייה. הלקוח מקבל הודעה בכל מקרה, והצוות מקבל הודעה על כל בקשה חדשה.
בקשה שלא נענתה עד שעה לפני המועד נדחית מעצמה והזמן מתפנה, כדי שהלקוח יידע בזמן אם להגיע. תורים שאתם קובעים ביומן, או דרך ה-API, אף פעם לא ממתינים לאישור.
אי-הגעה וביטולים
"כלל אי-הגעה" סופר כל תור שסומן ביומן "לא הגיע", באחת משתי דרכים: ברצף — מאז הביקור האחרון שהלקוח כן הגיע אליו — או בסך הכול. כשהלקוח מגיע למספר שקבעתם, קורה מה שבחרתם: ההזמנות שלו צריכות אישור, או שהזמנה אונליין נחסמת והוא מתבקש ליצור איתכם קשר. ביומן, ליד לקוח שכבר לא הגיע, מופיע כמה פעמים.
"כלל ביטולים" עובד אותו דבר, וסופר רק ביטולים שהלקוח עשה בעצמו — לא ביטול שלכם ולא בקשה שנדחתה. אפשר לספור כל ביטול, או רק ביטול מאוחר, שנעשה זמן קצר לפני התור. ביטולים מלפני שהכלל נוסף לא נספרים. כשגם וגם מופעלים, חל המחמיר מבין השניים.
בעמוד הלקוח
בעמוד של כל לקוח רואים כמה פעמים לא הגיע וכמה ביטל, ויש בו שני דברים לעשות:
- "איפוס הספירה" — שתי הספירות מתחילות מחדש מעכשיו, ומה שהיה לפני לא נספר.
- "ההגדרה שלכם ללקוח הזה" — רגילה, באישור בלבד, או חסומה. בחירה ידנית רק מחמירה על הכללים ולא מקלה עליהם, ולקוח שחסמתם נשאר חסום עד שתשנו — גם אחרי איפוס.
הלקוח לא רואה את הספירה ולא את הסיבה: רק שההזמנה ממתינה לאישור, או שעליו ליצור קשר עם העסק.
לקוח שרשמתם ביומן בלי חשבון — לפי טלפון או אימייל — ואחר כך קובע מחשבון שאימת את אותו טלפון או אימייל, הוא לקוח אחד מבחינת הכללים: הגדרה שבחרתם ברשומה הישנה ממשיכה לחול, ואי-ההגעות והביטולים משתיהן נספרים יחד. עמוד החשבון שלו מראה את זה, ואיפוס הספירה שם מאפס את כולן. מספר או כתובת שרק הוקלדו בפרופיל ולא אומתו לא מחברים דבר.